7 tips voor een goede budgetvoorbereiding
door Tjeerd Dekker – 28 augustus 2023
Budget, Annual Plan, Operating Plan? En zo zijn er nog meer benamingen voor een en hetzelfde doel; een financieel plan voor volgend jaar. Vaak wordt er hetzelfde mee bedoeld. Toch is het zo dat, onafhankelijk van de benaming, het verschil in resultaat en in effectiviteit tussen bedrijven groot is. Waar het budget voor het ene bedrijf dient als maatstok om volgend jaar de werkelijke cijfers mee te staven, is het voor een ander met name een proces om een betere bedrijfsvoering en duurzame prestatieverbetering te realiseren.
Vaak ligt de crux van een effectief budgetproces al in de voorbereiding. En die voorbereiding is meer dan de templates van vorige jaar af te stoffen en te updaten. Hieronder geef ik een aantal tips die in de voorbereiding weliswaar wat extra aandacht behoeven, maar je daarna veel tijd besparen.
- Zover nog niet gedaan, evalueer het proces en het resultaat van vorig jaar. Wat ging goed en wat niet. Belangrijk is om de input van alle betrokkenen mee te nemen.
- Evalueer de huidige financiële en operationele prestaties ten opzichte van het budget en trek conclusies die naar de toekomstige planning cycli meegenomen kunnen worden.
- Neem twee stappen terug. “Wat is ons lange termijn doel?”. “Welke strategische initiatieven hebben we gedefinieerd”? “Waar staan we nu, en wat moeten de vervolgstappen worden?”. Voordat templates gebouwd en ingevuld worden, is het veel belangrijker te bepalen wat het vertrekpunt is en in welk licht het beoogde eindresultaat moet komen te staan.
- Een budget is niet alleen een financieel plan, het is een bedrijfsplan. Input van anderen is op zijn minst net zo belangrijk. Om deze reden is het belangrijk om ook actoren buiten finance en de directie in het ontwerp van het budgetproces mee te nemen. En dus niet alleen in de uitvoering.
- Neem aandeelhouders vanaf het begin mee in het proces. Een budget is tevens een “contract” tussen aandeelhouders en directie. Manage de verwachtingen over vorm en inhoud. Voorkom ook ongewenste verrassingen in November. Niets is zo vervelend als er ter elfde uren nog een stevige discussie plaatsvindt en niet-onderbouwde “stretches” in het budget moeten worden meegenomen. Dit erodeert het resultaat van het intern zo zorgvuldig uitgewerkt plan.
- Wat zijn de doelstellingen die minder financieel meetbaar zijn, die voorheen niet in een budget kwamen. Maak het budget integraal en definieer initiatieven en doelstellingen op het gebied van ESG (Environment, Social, Governance).
- Kijk kritisch naar de beschikbare technische middelen die het budgetproces ondersteunen.
“Zijn de templates nog wel relevant?”
“Doen ze recht aan de organisatiestructuur”?
“Is het proces nog wel efficiënt en heeft iedereen de juiste informatie?”
Tegenwoordig zijn er diverse CPM-systemen die dit proces zo goed en efficiënt kunnen ondersteunen, en die vele malen effectiever zijn dan Excel.
De meeste van bovenstaande tips vragen slechts een beperkte investering in tijd. Toch maken ze het budgetproces veel effectiever en besparen ze je later in het proces juist veel tijd.
Wil je meer weten over waarom het Annual Plan zo waardevol is? lees dan het artikel van Greyt CFO Myriam “De onschatbare waarde van het annual plan”