Top 10 KPI’s bij het down scalen van jouw organisatie

Juist in tijden van crisis is het van cruciaal belang dat de hele organisatie zich op de belangrijkste en meest urgente zaken richt. Zeker wanneer je als organisatie al aan het ‘down scalen’ bent en dus in een krimpsituatie zit.

Je past de bedrijfsstrategie aan, bepaalt met het team andere scenario’s, gaat daarover in dialoog met je medewerkers, optimaliseert nóg meer de uitvoering van bedrijfsprocessen en probeert jouw cash-out te beperken. Ofwel, je zult nog effectiever en efficiënter de strategische waardeketen van jouw onderneming willen besturen. Maar als je daarbinnen wilt focussen, op welke KPI’s stuur je dan?

Greyt CFO Hans Huiszoon heeft de virtuele handen ineen geslagen met All Your BI hero Ruben Monster. Zij hebben op basis van hun praktijkervaring een top 10 gemaakt van de KPI’s waar je in crisistijd op moet focussen.

Aandachtspunten

  • Wij gaan ervan uit dat ondernemers de gezondheidsmaatregelen voor medewerkers en klanten passend bij de huidige Coronacrisis en de 1,5 meter-samenleving inmiddels opvolgen en dat zij ondersteunende economische maatregelen vanuit de overheid evenals kredietfaciliteiten van banken, waar mogelijk, al gebruiken.  
  • Vanwege omzetverlies door de crisis zal de focus bij veel ondernemers in eerste instantie op de korte termijn liggen, namelijk op het ingrijpen in de eigen bedrijfsvoering om de eigen ‘cash out’ in de grip te houden.  In dit blog richten wij ons meer op de middellange termijn ofwel de periode die aanbreekt nadat de meeste urgente en belangrijke zaken door het directieteam zijn geregeld, ofwel de periode die bijvoorbeeld ontstaat na een ‘intelligente open-up’.

Scaling Down KPI Dashboard

In onderstaand ‘Scaling Down KPI Dashboard’ geven wij weer wat – in onze ogen – de meest belangrijke KPI’s zijn waarop een ondernemer in tijden van krimp zou moeten sturen. Uiteraard realiseren wij ons dat een dergelijk dashboard verschilt per onderneming en samenhangt met de geformuleerde strategische doelen, die ook per branche, type onderneming en per fase waarin de onderneming zich bevindt, behoorlijk kan variëren. Het doel van prestatiemeting en –sturing blijft bij ieder strategisch scenario om alle onderdelen van de organisatie te motiveren om te doen wat goed is voor de organisatie als geheel. In tijden van ‘scaling down’ worden accenten in het KPI dashboard verlegd en komt er nog meer focus op die indicatoren die ondernemers het meest inzicht geven in crisistijd.

Een 6-tal componenten van de strategische waardeketen van een onderneming gecombineerd met, in willekeurige volgorde, een 10-tal daarbij behorende KPI’s, zijn het meest relevant om in een ‘scaling down’-fase op te sturen en beheersen, zoals in dit overzicht is weergegeven:

KPI Dashboard Scaling Down - Greyt
KPI Dashboard – Scaling Down | Copyright Greyt Nederland 2020

Toelichting indicatoren KPI Dashboard – Scaling Down

Financieel

1. Cash Conversion Cycle (CCC), te meten in dagen

De CCC geeft weer hoeveel dagen een bedrijf nodig heeft om aangekochte en geproduceerde producten om te zetten in cash. Ofwel: hoe snel zet ik mijn werk of producten om in geld? Deze periode wordt gemeten in dagen. Hoe langer deze periode is, hoe meer kapitaal vast blijft zitten en je als bedrijf geld moet ‘voorschieten’.

Waarom?

‘Cash is King’, het is niet alleen de zuurstof van je groei, maar juist ook de zuurstof in tijden van crisis en ‘scaling down’. Je hebt voldoende cash nodig om aan je korte termijn  verplichtingen te kunnen voldoen, ofwel voldoende liquide zijn, en je moet bijvoorbeeld in staat zijn om reorganisatiekosten (scaling down kosten) te kunnen betalen. De CFO monitort uiteraard ook de solvabiliteits- en liquiditeitsratio’s.

Hoe bereken je de CCC?

CCC = DIO + DSO – DPO

  • DIO = ‘Days Inventory Outstanding’ > hoeveel dagen doe je er gemiddeld over om je voorraad te verkopen?
  • DSO = ‘Days Sales Outstanding’ > hoe lang na het sluiten van een deal krijg je gemiddeld betaald?
  • DPO = ‘Days Payable Outstanding’ > hoe lang doe je gemiddeld over het betalen van je crediteuren?
Berekenen Cash Conversion Cycle

Doel

Het is dus de bedoeling dat de Cash Conversion Cycle zo kort mogelijk duurt, ofwel zo min mogelijk dagen in beslag neemt.

2. (Operationele) Kostenratio – te meten in een %

De kostenratio is het bedrag aan operationele bedrijfskosten, verdeeld in personeels- en overige (overhead) kosten, gedeeld door de omzet.

Hoeveel kost het jou om de business te runnen? Wat zijn de vaste en variabele bedrijfskosten? Kun je die dekken uit de brutomarge? Of zou je de kostenratio kunnen verbeteren door de bedrijfskosten omlaag te brengen door bijvoorbeeld kostenbesparende maatregelen op gebied van personeel zoals werktijdverkorting?

Waarom?

Als de omzet aanmerkelijk terugloopt, dan zal dit percentage zonder kostenverlaging, stijgen. Minder business betekent derhalve snijden in kosten.  Zorg dat je jouw kostenratio monitort, ofwel dat het percentage (operationele) bedrijfskosten niet op loopt maar maximaal gelijk blijft.

Hoe bereken je de kosten ratio?

Operationele kostenratio = (Bedrijfskosten/Omzet) * 100 %

Een voorbeeld:

 2020/03 2020/04 Mutatie
 %%%
omzet100,0100%75,0100%-25%
kostprijs70,070%52,570%-25%
bruto marge30,030%22,530%-25%
bedrijfskosten20,020%20,027%0%
netto resultaat10,010%2,53%-75%
      
Kostenratio 20% 27%33%

Doel

Zorgen dat jouw kostenratio niet stijgt in tijden van omzetverlies c.q. -daling om het netto resultaat zoveel als mogelijk in stand te houden.

Kern activiteiten

3. Proces doorlooptijd (Proces Lead Time of PLT) – te meten in dagen

De PLT is een interessante KPI; de proces doorlooptijd van een product is de tijdsperiode tussen het plaatsen van een order door de klant en het moment waarop het gevraagde product aan de betreffende klant wordt afgeleverd. Deze kun je 2 kanten op gebruiken:

  1. bij bestellingen van je voorraad, de inkooporders; en
  2. bij bestellingen van je klanten, de verkooporders.

Waarom?

De doorlooptijd van een in- of verkooporder kun je vervolgens combineren en kijken of je problemen krijgt met het leveren van orders. Vanwege de Coronacrisis kan het lang duren voordat je voorraad binnen is en orders uitgeleverd kunnen worden aan klanten.  Dit heeft vervolgens impact op jouw Cash Conversion Cycle.

Hoe bereken je de PLT?

De exacte doorlooptijd (in dagen) kan als volgt worden berekend:

Doorlooptijd = (Tijdstip eindaflevering) – (Tijdstip orderontvangst)

Doel

Het doel is de proces doorlooptijd van een order of product zo kort mogelijk te houden dan wel passend binnen de verwachting en/of afspraken met de klant, zodat orders of producten sneller in cash worden omgezet.

4. Cyclustijd (Order Cycle Time of OCT) – te meten in dagen

De cyclustijd laat zien hoeveel de gemiddelde tijd is tussen het gereed maken van 2 orders of  producten. De cyclustijd geeft de daadwerkelijk benodigde tijd aan om een order of product te verwerken.

Berekenen cyclustijd

Waarom?

Door crisismaatregelen, zoals extra aandacht voor de hygiëne van klanten en medewerkers of door uitval van medewerkers, zal de wachttijd oplopen waardoor er stagnatie in het productie- en dus ook verkoopproces plaatsvindt. Dit heeft een verhoging van onderhanden werk en voorraden tot gevolg en dat heeft weer effect op de doorlooptijd (lead time), maar ook op de Cash Conversion Cycle. De cyclustijd wil je, juist in crisistijd, zo kort mogelijk houden en meer kritisch zijn op mogelijke verspillingen of verstoringen in het proces.

Hoe bereken je de cyclustijd?

In een vergelijking kan de cyclustijd als volgt worden weergegeven:

Cyclustijd = (Procestijd) + (Wachttijd) of
Cyclustijd = (Tijdstip order afgerond) – (Tijdstip order klaar voor productie)


Doel

Het doel is de order cyclustijd zo kort mogelijk te houden dan wel passend binnen de verwachting en/of afspraken met de klant, zodat orders of producten sneller in cash worden omgezet.

Business partners

5. Leverbetrouwbaarheid (On Time in Full of OTIF) – te meten in een %

De leverbetrouwbaarheid van leveranciers zal onder druk komen te staan tijdens de Coronacrisis, doordat veel toeleveranciers, al dan niet, gedwongen hun productie stopzetten of hun onderneming tijdelijk moeten sluiten. De KPI bij Leverbetrouwbaarheid is ‘On Time In Full’ ofwel ‘OTIF’. Het is altijd opgebouwd uit het percentage producten/orders dat door de leverancier op tijd en volledig wordt geleverd. Tegenwoordig worden er extra maatstaven aan toegevoegd; ‘No Errors’ (geen fouten) en ‘No Complaints’ (geen klachten). 

Waarom?

Voor ‘supply chain management’ is dit altijd al een belangrijke KPI. In crisistijden wil je zeker jouw belangrijke leveranciers behouden en die blijven monitoren op hun leverbetrouwbaarheid middels het OTIF-percentage. Deze KPI hangt samen met de KPI’s Cyclustijd en Proces Doorlooptijd. Het is in tijden van ‘scaling down’ erg belangrijk om ook de juiste verwachting qua levertijden bij jouw klanten te managen.

Hoe wordt de leverbetrouwbaarheid berekend?

  • On Time In Full = (Aantal producten/orders dat matcht met de criteria) / (Totaal aantal producten/orders)
  • On Time = (Leveringstijd) – (Bevestigde leveringstijd)

Doel:

Het percentage leverbetrouwbaarheid ligt zo dicht mogelijk tegen de 100% omdat dit zich vertaalt in klanttevredenheid.

Klanten

6. Klantbehoud percentage: (Customer Retention Rate of CRR) te meten in een %

Welk percentage van de klanten die je binnenhaalt of binnen hebt gehaald blijven, in tijden dat het zichtbaar minder gaat, jouw klant? En weet je, bijvoorbeeld vanuit klanttevredenheidsmetingen als Net Promotor Score (NPS), waarom ze wel of geen klant willen of kunnen blijven?

Waarom?

Voor de continuïteit van de onderneming is het van belang om in de gaten te houden welke klanten afhaken en waarom. Aan de hand van de CRR-analyse begrijp je ook welke sectoren nog “draaien”en welke niet, waar je vervolgens je sales activiteiten op aanpast. Op deze wijze kun je het scenario en de prognose bijstellen en je aanvalsplan maken.

Hoe wordt de CRR berekend? 

CRR = huidige aantal klanten / aantal klanten bij de start van bijvoorbeeld de Coronacrisis

Doel

Het klantbehoud (of CRR) percentage ligt zo dicht mogelijk tegen de 100%; hoe lager des te meer omzetverlies.

7. Klant marge – te meten in een %

Voor veel organisaties is het een lastige vraag: hoe winstgevend is elke klant? Heb je een brutomarge-analyse per product en/of dienst en per klant, zodat je weet welke klanten echt waarde toevoegen?

Waarom?

Met deze KPI kun je op tijd signaleren dat je omzet en brutomarge per klant afneemt, maar ook of de klanten met de beste klantmarge aan boord blijven. Tijdens crises gaat cash meestal boven marge, immers je kunt beter korte termijn je marge wat laten zakken en daarmee op lange termijn een klant niet verliezen.

Hoe wordt de klantmarge berekend?

Klant marge = Inkomsten uit 1 klant – / – de kosten die je kunt toewijzen aan die klant.

Doel

Inzicht hebben in het percentage marge dat je per klant haalt ofwel welke klant draagt het meest bij aan jouw resultaat, om zo de juiste keuzes qua klantbehoud te kunnen maken.

Team

8. Verzuim medewerkers – te meten in een %

In crisistijden wil je dat jouw medewerkers veilig en gezond, maar ook mentaal fit zijn. Het volgen van kort en lang verzuimpercentages wordt nog belangrijker. Communiceer zeer regelmatig met jouw medewerkers en blijf goed in contact.

Waarom?

Tijdens een crisissituatie, zoals de Corona crisis, wil je dat jouw medewerkers in staat zijn productief te zijn voor jouw organisatie. Uiteraard staat primair de gezondheid en het welzijn van jouw medewerkers voorop. De medewerkers zorgen uiteindelijk voor het bedienen van de klant, het realiseren van omzet en behalen van resultaat.

Hoe wordt het verzuimpercentage berekend?

Verzuimpercentage = Aantal verzuimde werkdagen in een periode / (aantal werknemers x aantal werkdagen in die periode)

Doel

Beheersing van het, beïnvloedbare deel van het, verzuimpercentage van medewerkers bespaart personeelskosten en verhoogt productiviteit. Je zult binnen de benchmark van jouw branche willen blijven.

Gemiddeld ziekteverzuim in Nederland 2009 - 2019 (bron CBS)
Gemiddeld ziekteverzuim in Nederland 2009 – 2019 (bron CBS)

Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage in Nederland schommelt volgens het CBS al jaren rond de 4%.

9. Verloop medewerkers – te meten in een %

De medewerkers vormen het hart van jouw organisatie. Je wilt zeker in mindere tijden goed de instroom, doorstroom en uitstroom van je medewerkers volgen. Dit geldt zowel voor interne als externe medewerkers, ofwel de flexibele schil.

Waarom?

De uitstroom zal hoger zijn, maar je wil kernpersoneel zeker behouden. Juist in crisistijden wil je de juiste keuzes maken als het gaat om personeelsreductie. Het motiveren van medewerkers en overtuigen van een flexibele inzet van het kernteam en inzicht daarin is net zo belangrijk.

Hoe bereken je het verloop van de medewerkers?

Verloop medewerkers = Aantal uitgestroomde medewerkers / totale personeelsbestand

Hierbij onderscheid je gewenst en ongewenst personeelsverloop. Dit wordt vaak uitgedrukt in de vorm van een uitstroompercentage.

Doel

Het percentage verloop van medewerkers in jouw organisatie wil je zo laag mogelijk houden in tijden van groei, in tijden van krimp kan het doel zijn het verloop van personeel juist te stimuleren omdat kosten beheerst moeten worden.

Kern risico’s

10. Kredietrisico (Credit risk) – te meten in € of in een %

Kredietrisico is een risico van een verlies dat optreedt als een kredietnemer zijn beloofde betalingen niet na komt of kan komen. Een dergelijke gebeurtenis wordt een ‘default’ genoemd. Een andere term voor kredietrisico is debiteurenrisico.

In crisistijden moet je als ondernemer alle zeilen bijzetten. Het geld moet immers, hoe moeilijk de situatie ook is, binnen blijven komen. Het inschatten van het kredietrisico en de kredietwaardigheid van klanten wordt extra belangrijk. Het is dus ‘key’ om scherp op debiteurenbeheer te zitten en kredietwaardigheid van klanten strak te monitoren. 

Waarom?

Vorderingen zullen in de tijden van een Coronacrisis oplopen, maar ook het aantrekken van financiering tegen een redelijke rente opslag voor kredietrisico zal een uitdaging zijn. Zorg daarom dat kredietrisico’s beheersbaar blijven.

Hoe bereken je het kredietrisico?

Kredietrisico of debiteurenrisico is enerzijds het verlies dat optreedt als een kredietnemer zijn beloofde betalingen niet na komt of kan komen; dit is een bedrag dat als kosten zal worden genomen en kan worden uitgedrukt in een percentage van het gemiddelde uitstaande debiteurensaldo. Anderzijds komt het kredietrisico van een onderneming tot  uitdrukking in de rentemarge in het rentepercentage dat op kredieten of financiering wordt betaald, de zogenaamde ‘creditspread’. Het is een opslag die door kredietverleners wordt doorberekend in hun rentepercentage.

Creditspread = effectieve rendement op een verzameling kasstromen waarvan de uitkering afhangt van de kredietwaardigheid van tegenpartijen – / – effectieve rendement op dezelfde verzameling kasstromen indien die met volledige zekerheid tot uitkering zouden komen.

Doel

Je wilt zo min mogelijk debiteurenrisico lopen gelet op de kosten bij oninbaarheid van vorderingen. Verder wil je jouw kredietrisico opslag in het rentepercentage bij het aantrekken van financiering zo laag mogelijk houden om financieringslasten te beperken.

Visualisatie Scaling Down Dashboard

Tot slot heeft All Your BI enkele van de genoemde KPI’s, zoals de CCC en leverbetrouwbaarheid, in onderstaand Microsoft Power BI dashboard gezet. In één oogopslag een visueel dashboard met de belangrijkste KPI’s. Vooral het volgen van de ontwikkeling van de KPI’s in de tijd ofwel de trendlijn maakt de noodzaak van bijsturing nog inzichtelijker.