Dit gaat er mis bij scale-ups die heel hard willen groeien

Auteur: Tim Janssen

Lukt het maar niet om als scale-up heel hard te groeien? Je bedrijf groeit wel, behoorlijk zelfs! Toch voel je als ondernemer dat er méér uit te halen is. Je kent de succesfactoren voor groei, maar herken je ook de ‘red flags’?

Mijn ervaring als scale-up CFO is dat ondernemers deze red flags vaak niet herkennen doordat de ondernemer en zijn team onvoldoende reflecteren of doordat ervaring ontbreekt. Gelukkig zijn er voldoende herkenningspunten om te zien waar het mis gaat. In dit artikel deel ik mijn belangrijkste ervaringen.

1.    Team en cultuur

Om meteen goed af te trappen, dit is de belangrijkste oorzaak waarom groeiplannen niet uitkomen. Alles staat of valt met het samenbrengen van de juiste mensen, op de juiste plek en op het juiste moment. Dit is doorslaggevend voor elke groeifase van een bedrijf. Bij een start-up is er de voorkeur voor 2 á 4 founders die elkaar aanvullen wat betreft ervaring, competenties en persoonlijkheden. Eén founder is kwetsbaar. Hetzelfde geldt voor de scale-up fase, je hebt de juiste samenstelling in het MT en teamleads nodig. Operationele en financiële versterking is in deze fase noodzakelijk, de operatie moet doorgaan zonder de dagelijkse inbreng van de founders.

Met het juiste team is er een harmonieuze cultuur én accountability; verantwoordelijkheden en taken zijn bij iedereen duidelijk en daar handelt men naar. Een CFO helpt je om hier een versnelling in te maken.

Lees ook het artikel ‘de 10 signalen dat het tijd is om een CFO in je scale-up te brengen‘ van collega Martijn Wassink.

Hier gaat het vaak mis:

  • Te veel ego bij de founders. Er is te weinig vertrouwen in het team en daardoor gaan de founders controlerend te werk als een micromanager. De founders moeten leiden en niet managen;
  • Te veel hebzucht bij de founders waardoor ze te veel solo gaan en er geen verbinding is met het team;
  • Angst voor verandering bij de founders of MT om te investeren en besluiten te nemen;
  • Er is onvoldoende fit en gemeenschappelijke visie hoe daar te komen tussen founders en investeerders.

2.    Stip op de horizon en hoe daar te komen

Ben heel bewust waarom jouw scale-up relevant is en welk probleem je product oplost. Heb hierbij een duidelijke stip op de horizon en formuleer een meerjaren doel. Doorslaggevend hierbij is dat je dit doel heel concreet maakt. Schrijf hiervoor in detail op wanneer dit doel gehaald is en hoe het bedrijf er dan uitziet; welke mensen, welke producten, systemen, financials, het pand. En de jaardoelen om daar te komen. Dit kost wat tijd maar geeft enorm veel richting aan je scale-up en medewerkers hoe zich te ontwikkelen, bij te dragen en besluiten te nemen.

Hier gaat het vaak mis:

  • Er is te weinig markt- en klantonderzoek. Hierdoor is er onvoldoende markt-product fit, het product klopt niet of de markt is te klein;
  • Onrealistische plannen en forecasts. Deze zijn te weinig concreet en onvoldoende financieel onderbouwd.

3.    Grip op het speelveld

Door goed te luisteren kan je tijdig anticiperen. Luister naar je eigen medewerkers, maar vooral ook naar je klanten, concurrenten en ontwikkelingen in de markt. Heb glashelder wie je kernklant is, wat haar behoefte is en hoe tevreden ze zijn. Wie zijn je concurrenten, wat is hun aanbod, pricing, marketing en sales strategie en waar zijn ze mee bezig. Hoe groot en wat is de ontwikkeling in de markt en het aandeel van jouw scale-up daarin. Weet wat er gebeurt, heb met een vast ritme helder wat er wel en niet goed gaat, waar kansen liggen, mogelijke bedreigingen en pas je tijdig aan.

Hier gaat het vaak mis:

  • Te veel intern gericht, focus op de dagelijkse operatie. Werken in het bedrijf in plaats van aan het bedrijf;
  • Geen periodieke evaluatie waardoor aanbod en pricing niet meer kloppen in de markt;
  • Geen structuur in ophalen klantfeedback en opvolging;
  • Geen zicht op de marktontwikkeling en dat je aandeel verliest aan concurrenten.

4.    Ritme in overleg en prioriteiten

Met ritme en structuur in je executie voorkom je operationele problemen en stuur je tijdig bij. Gebruik een vast ritme in overlegstructuren voor operatie, projecten en financiële maandcijfers. Bepaal daarbij de prioriteiten voor het bedrijf, per team en jouzelf persoonlijk. En maak evaluatie onderdeel van je ritme om doorlopend te leren en voor een sterke verbinding binnen je team. Hiermee is je scale-up flexibel, kijkt vooruit, heeft focus en speelt snel in op veranderingen en problemen.

Hier gaat het vaak mis:

  • Te veel overleg waardoor executie power, innovatie en energie bij het team verloren gaat;
  • Te veel nieuwe dingen en projecten tegelijk waardoor er onvoldoende focus en voortgang is.

5.    Groeien zonder gedoe

Wanneer scale-ups hard groeien in aantal klanten en medewerkers, is er vaak veel operationeel gedoe doordat er ad-hoc gewerkt wordt, processen op gevoel plaatsvinden en daarmee veel achterstanden en fouten wat resulteert in ontevreden klanten en werknemers.

Groeiend bedrijf

Om te groeien zonder gedoe hebben scale-ups schaalbare werk- en besluitprocessen nodig en IT systemen die deze faciliteert. Een stevig groeifundament. De founders of het MT delegeert bevoegdheden zodat de operatie ook zonder hun inbreng doorgaat. De verantwoordelijkheden van medewerkers zijn glashelder vastgelegd met daarbij hun eigen KPI’s waar ze op kunnen sturen. Er is duidelijkheid over wat er wordt verwacht en spelregels zijn afgesproken. Hiermee zijn de processen en samenwerking tussen teams gewaarborgd. Voor een efficiënte operatie die schaalbaar is, automatiseer je routine taken waar mogelijk.

Hier gaat het vaak mis:

  • Verantwoordelijkheden zijn niet helder en problemen worden niet aangepakt;
  • Problemen in de operatie zijn te laat bekend;
  • Teams zijn eilandjes en werken niet samen;
  • Processen worden onvoldoende door systemen gefaciliteerd. Hierdoor veel handmatig werk, achterstanden en kans op fouten;
  • Projecten worden te laat of niet afgerond.

6.    Sturen op data

Sturen op data is enorm waardevol. Hiermee meet je resultaten objectief, zijn operationele problemen tijdig zichtbaar, is het helder waar commercieel kansen liggen en houd je grip op prioriteiten. Succesvolle scale-ups verzamelen commerciële, operationele en financiële data dagelijks en geautomatiseerd. De rapportage en evaluatie is onderdeel van hun overleg ritme. Collega Ralf van den Berg benadrukt hier ook hoe belangrijk kritische KPI’s zijn.

Hier gaat het vaak mis:

  • Het kost veel tijd om KPI’s en data te rapporteren waardoor er onvoldoende tijd wordt besteed aan analyse;
  • Er zijn geen duidelijke definities voor een KPI of gebrek aan eenheid in de organisatie. Er is onduidelijkheid en mensen praten niet over hetzelfde;
  • Behalve het MT is er niemand verantwoordelijk voor een KPI waardoor geen (tijdige) opvolging plaatsvindt.

7.    Bewaak je groeigeld

Cash is de zuurstof van groei en zonder kan een scale-up niet groeien of is het zelfs game over. Het bewaken van de cash en groeidoelen begint bij een Finance team met de juiste expertise. Die zorgt dat de maandelijkse financiële cijfers betrouwbaar zijn en het juiste inzicht geeft. Cashflow forecasts worden maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks opgesteld, afhankelijk van de urgentie. Hiermee is de behoefte inzichtelijk om tijdig financiering of investeerders aan te trekken.

Hier gaat het vaak mis:

  • De financiële cijfers zijn niet betrouwbaar waardoor er verkeerde beslissingen worden genomen;
  • Het kost veel tijd om financiële rapportages en forecasts op te stellen waardoor er onvoldoende tijd wordt besteed aan analyse;
  • Er wordt onvoldoende vooruit gekeken met financiële forecasting waardoor de cash onverwachts op is of er te weinig groeigeld is;
  • De financiële cijfers zijn onvoldoende op orde waardoor er geen interesse is van investeerders of financiers.

8.    Effectieve marketingmachine

Zonder marketing geen sales en zonder sales geen groei. Wanneer je opschaalt hoort daar een andere marketing aanpak bij en veelal een marketing team met meer specialistische kennis en ervaring. Je moet andere, nieuwe dingen gaan doen. Naast social media en SEA wellicht ook billboards, events, radio of zelfs TV. Succesvolle scale-ups werken vanuit een duidelijke strategie, zij zijn continue met nieuwe dingen bezig en meten van elke campagne de resultaten om met een vaste ritme te testen en bij te sturen.

Hier gaat het vaak mis:

  • Er is geen strategisch plan wat er vanuit marketing nodig is voor de groeiambitie;
  • Er zit te weinig innovatie in het marketing team. Ze blijven dezelfde dingen doen;
  • De resultaten van de marketing activiteiten wordt niet (goed) gemeten waardoor de verkeerde dingen worden gedaan;
  • Het marketing team is te jong en onvoldoende taakvolwassen;
  • Er is te weinig focus op klantbehoud (enkel nieuwe klanten);
  • Het MT heeft onvoldoende aandacht voor de marketing activiteiten en resultaten.

Als scale-up wil je deze red flags tijdig herkennen of nog beter, zelfs voorkomen. Mijn ervaring als scale-up CFO is dat de juiste samenstelling van het senior management, zowel competenties als persoonlijkheden, hiervoor doorslaggevend is. Absolute zekerheid heb je nooit, echter nu investeren in het juiste team betaalt zich uit in harde groei en het realiseren van de business plannen.

Over de auteur

Als ondernemende CFO helpt Tim Janssen bedrijven, scale-ups en investeerders met (internationale) business plannen realiseren, funding aantrekken, professionaliseren en groei te versnellen. Zowel strategisch als met de uitvoering. Dit doet hij parttime, interim of op flexibele basis.

Ben je nieuwsgierig hoe fit jouw Finance is? Mijn collega CFO’s bij Greyt hebben de Finance Improvement Test ontwikkeld. Hiermee zie je direct hoe jouw Finance ervoor staat en weet je meteen of het voor jouw scale-up tijd is om met een Greyt CFO in gesprek te gaan:

START TEST