Maak van de jaarrekening een thermometer voor je onderneming

 

Met deze klantcase wil ik, vooral ondernemers, laten zien hoe waardevol het opstellen van de jaarrekening is. De kans is namelijk groot dat dit proces als een vervelende kostenpost wordt beschouwd, terwijl het je juist zoveel waarde kan leveren. In deze case lees je hoe er dankzij een goed opgestelde jaarrekening een besparing is gerealiseerd van:

  • Ruim 20% op de inkoop;
  • Ruim 20% op het aantal project uren;
  • 25% op de kosten van het jaarrekeningproces.

 

De situatie: forse tegenslagen in de bedrijfsresultaten

Het gaat hier om een ontwerpbureau dat op maat gemaakte professionele keukens ontwerpt en installeert. Aan mij de vraag om de jaarrekening op te stellen. Het was crisistijd, de resultaten vielen enorm tegen en de positie van financieel manager was al enkele maanden vacant. Toch wist niemand binnen het bedrijf waar het nu precies mis ging.

Totdat de jaarrekening moest worden opgesteld. Deze case kenmerkt een constatering die regelmatig opduikt bij het opstellen en samenstellen van de jaarrekening: dat de jaarrekening werkt als een soort thermometer voor de gesteldheid van je bedrijf.

Tijdens het jaarrekeningtraject kijk je namelijk niet alleen naar de financiële cijfers van het afgelopen jaar, maar schijn je een licht op alle afdelingen binnen de organisatie. Het werd al snel helder waar de problemen en knelpunten zaten, zo ook bij deze klant. En dat is precies waar de jaarrekening zijn waarde laat zien.

 

Het probleem: Groot gebrek aan inzicht in langdurige projecten.

 

Op maat gemaakte professionele keukens voor horecagelegenheden en bedrijfsrestaurants zijn grote, langdurige en complexe projecten. Zodra een potentiële klant een wens heeft voor een keuken gaat de urenteller lopen. Komen er tussendoor wijzigingen in het design, dan kan de impact groot zijn en loopt het project al snel financieel behoorlijk uit de klauwen.

Het probleem bij dit bureau zat hem precies daarin: het ontbrak aan adequaat projectmanagement en controle; er was geen tot weinig inzicht in de lopende projecten.

In combinatie met een gebrek aan capaciteit ging het op diverse plekken in de organisatie mis. Van een projectleider werd gevraagd om tegelijkertijd de technische én financiële man of vrouw te zijn. Een onmogelijke taak, een slager die zijn eigen vlees keurt.

Zeker wanneer onder tijdsdruk tussentijdse aanpassingen van de klant nodig zijn. Wat hier miste was een duidelijke taakverdeling. Dit resulteert al snel in een gebrek aan leuke klusjes en een berg aan vervelende klussen. De administratie wordt een rotzooi.

Dit allemaal bij elkaar is precies wat het op- en samenstellen van de jaarrekening tot een lastig en duur proces maakt.

 

De oplossing: Structuur, heldere taakverdeling & inzichtrijke rapportages.

 

Het probleem is tweeledig: het gaat mis in de operatie en er is een groot gebrek aan inzicht in de financiële resultaten. Deze case bevat dus ook 2 oplossingen:

  1. Adequaat projectmanagement: duidelijke structuur en taakverdeling
  2. Glashelder inzicht in de cijfers: zowel financieel als operationeel

Hieronder lees je in hoofdlijnen mijn aanpak op basis van de meest urgente constateringen die ik vond bij het op- en samenstellen van de jaarrekening.

 

1. Nulmeting: zien waar de schoen wringt.

We beginnen met een nulmeting om alle processen helder in kaart te brengen. Van interviews met het managementteam en de accountant tot aan de werknemers heb ik informatie verzameld om de processen in kaart te brengen. Door al die informatie te bundelen zie je waar de schoen het meest wringt. Op basis van deze feedback ben ik gaan kijken hoe de processen zo optimaal mogelijk ingericht konden worden.


2. Een flowchart: Wie, Wat, Waar? Voor iedereen een heldere taakverdeling.

Om alle taken en verantwoordelijkheden op de juiste manier te stroomlijnen heb ik een flowchart gemaakt. Zo werd het voor zowel de projectleiders als de financiële en technische mannen en vrouwen duidelijk wie welke taken op moest pakken; juist wanneer een situatie plots veranderde. Met behulp van deze flowchart werden de administratieve processen uiteindelijk beter ondersteund. Dit was belangrijk om ook de administratieve achterstanden weg te werken en de jaarrekening op orde te krijgen.

 

3. De jaarrekening onthult een verschil in de inkoop/verkoop.

Er was een gebrek aan verkoopoverzichten: de verkoop én inkoop moesten onder de loep worden genomen. De aansluiting van de voorraden met de balansposities klopte simpelweg niet. Dit heb ik aangepakt en alle processen en procedures op orde gebracht. Dit brengt direct voordelen met zich mee. Er kan worden gewerkt met afgesproken kortingen met vaste leveranciers en het voorraadbeheer kan worden geautomatiseerd, wat resulteert in een transparant overzicht en inzicht in de voorraad én de lopende projecten.

 

4. Financiële & operationele rapportages.

Nu een duidelijke flowchart was gecreëerd van alle processen en procedures, volgde het opstellen van goede rapportages en management informatie. De juistheid van de cijfers in deze rapportages werd nu gewaarborgd door deze heldere processen en procedures. Met als gevolg dat deze rapportages leiden tot goede inzichten.  

Voor de financiële rapportages is besloten om maandelijks te rapporteren. Dit zorgt voor bruikbare stuurinformatie waar de business op gestuurd kan worden.

Voor de operationele rapportages is besloten om wekelijks te rapporteren. Hiermee kon de projectmanager veel sneller zien wat de financiële & operationele status van het project was. Een grote verbetering van de performance.

 

Het resultaat: Forse besparingen op de jaarrekening en op de projectkosten.

 

De conclusie is dat processen en procedures op orde moeten zijn om de jaarrekening goed op te kunnen stellen. Ik heb dit ontwerpbureau de nodige handvatten gegeven om niet alleen het jaarrekeningproces gestroomlijnd te laten verlopen maar ook de onderliggende processen en procedures te professionaliseren en de organisatie gedurende het jaar van stuurinformatie te voorzien.

De resultaten hiervan waren:

  1. Doordat de processen voor de verkoop, inkoop en voorraadbeheer actueel en leidend werden, waren deze cijfers nu ook betrouwbaar. Zo ontstond inzicht in de performance van projecten, en de actuele bestedingsruimte ten opzichte van het budget. Meer- en minder werk werd hiermee stukken inzichtelijker.

                          → Besparingen op de inkoopkosten van ruim 20%

                          → Besparingen op de project uren van ruim 20%

 

  1. De financiële afdeling had na mijn komst een blauwdruk voor het opstellen van de jaarrekening.

                          → Besparing van 25% op de kosten van de jaarrekening.

 

  1. Door maandelijks te sturen op de cijfers ontstond niet alleen een makkelijker te onderhouden overzicht, maar dit leidde ook tot een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden onder de werknemers.

 

Tot slot: zie het opstellen van de jaarrekening dus juist als thermometer voor de gesteldheid van je bedrijf. Grijp het aan om processen, procedures en rapportages op orde te krijgen. Zo werkt de jaarrekening vóór jou en bespaar je fors in de kosten.

 

Download het gratis e-book ‘Nooit meer last van de jaarrekening. En ontvang 6 kritische inzichten voor een soepel jaarrekeningproces waar je vandaag nog mee aan de slag kunt.

Michiel Teeuwen

Michiel is een organisator met een scherpe financiële blik. Hij doorgrondt snel de problemen achter de cijfers en ondersteunt ondernemers actief vanuit de bedrijfsvoering. Hij is de man achter de schermen die moeilijke besluiten nooit uit de weg gaat.