Bij twee verschillende stichtingen komen we hetzelfde probleem tegen: een Raad van Toezicht die niet tevreden is met de cijfers doordat de administratie die niet op orde is. De stichtingen richten zich beide op zorgvraagstukken waar de een vooral aan fondsenwerving doet terwijl de ander juist gericht is op de bewustwording van een zorgprobleem. In beide gevallen is er veel onduidelijkheid rond de cijfers omdat er met verschillende systemen wordt gewerkt om de cijfers te verzamelen. Zo wordt er gebruik gemaakt van een boekhoudprogramma én losse spreadsheets. Voor de Raad van Toezicht is het onduidelijk of de cijfers ook echt kloppen.

Er wordt een nulmeting uitgevoerd bij beide stichtingen. Waar zitten nu precies de problemen? Welke cijfers zijn beschikbaar en welke juist niet? Het is al snel duidelijk wat er nodig is om de juiste cijfers boven tafel te krijgen. Eerst wordt de administratie volledig in eigen beheer gebracht. In beide gevallen stond een gedeelte van de administratie extern, zoals bij een accountantskantoor. Dit werkt de efficiëntie flink tegen waardoor deze administraties worden overgeheveld naar de interne organisatie.

Hierna koppelen we Basecone aan de administratie. Deze software verwerkt facturen en kan ook direct de authorisatie regelen. Vooral voor de stichting die zelf veel geld uitgeeft is dit essentieel. Zo gaat het geld goed beheerd naar de juiste debiteur. Door ook het rapportageprogramma Speedbooks aan de administratie te koppelen, kunnen rapportages worden uitgedraaid en ontstaat er weer een duidelijk inzicht in de benodigde cijfers.