Zorg bij een nieuw ERP pakket ook voor een nieuwe werkwijze

Een kleine specialistische producent van voedingsmiddelen heeft een aantal jaren geleden een modern ERP pakket geïmplementeerd. Greyt Partner Leander Ruis zorgt voor een efficiënte werkwijze en een optimaal resultaat.

Probleem.

De producent in voedingsmiddelen heeft een nieuw ERP pakket aangeschaft. Maar in plaats van slim gebruik te maken van de extra functionaliteiten die het pakket biedt, wordt de oude werkwijze voorgezet met het nieuwe pakket. Zo wordt er niet gekeken hoe processen anders (efficiënter) ingericht kunnen worden. Gebruikers zijn ontevreden, omdat ze denken dat het nieuwe pakket veel bewerkelijker is dan het oude. En doordat ze geen weet hebben van alle mogelijkheden, wordt de weerstand alleen maar groter.

Oplossing.

Greyt Partner Leander Ruis brengt eerst aan aantal voor de gebruikers in het oog springende knelpunten in kaart:

  • De bepaling van verkoopprijzen voor klanten gebeurt nog steeds handmatig buiten systeem terwijl er een volledige functionaliteit aanwezig is om dit geautomatiseerd te doen;
  • Kostprijsbepaling volgens recept en standaard kostprijzen kan volledig met behulp van nieuwe systeem, maar wordt nog volgens de oude methode gedaan
  • Voor- en nacalculatie van productieruns kunnen wekelijks worden bepaald en de productieresultaten kunnen met de verantwoordelijke afdelingen worden besproken.

De processen worden ingericht in het systeem. De gebruikers krijgen waar nodig aanvullende training en instructie zodat ze het proces beheersen en begrijpen wat is veranderd ten opzichte van de oude werkwijze. Daarnaast worden in een beknopte procedure- en taakbeschrijving de verantwoordelijkheden benoemd van de betrokken afdelingen: verkoop, financiën, inkoop en productie.

Resultaat.

Het resultaat is een efficiëntere werkwijze, geen registraties meer buiten het ERP systeem en minder fouten doordat iedereen met dezelfde informatie en gegevens werkt. Bovendien is er nu beter inzicht in de opbouw en samenstelling van het maandresultaat:

  • Inzicht in productie efficiency op batch niveau
  • Betrouwbare en nauwkeurige bruto marge van zelf geproduceerde artikelen
  • Inzicht in bijdrage van artikelen
  • Inzicht in voorraad en omloopsnelheden van de voorraad