De juiste mix van KPI's

Het management van deze klant is al enkele jaren bezig om te komen tot de juiste KPI’s (Key Performance Indicators). Het blijkt lastig om een mix te vinden tussen KPI’s voor de afdelingen en het gehele bedrijf. Greyt helpt het bedrijf op te starten met hun KPI’s en door deze door te voeren in het bedrijf.

Probleem.

Het bedrijf levert adviezen op het gebied van bodem, ecologie, water en ruimte. Het streeft naar een milieu- en maatschappelijke verantwoorde bijdrage te leveren aan het gebruik van onze leefomgeving. Belangrijk speerpunten van de onderneming zijn: zorg voor mens en leefomgeving en de ontwikkeling van kennis op het terrein van regelgeving en ecologie. De organisatie heeft een managementteam waarin, naast de directeur, ook de verschillende afdelingsmanagers zijn vertegenwoordigd,  de financieel manager en het hoofd personeelszaken.

Al enige jaren heeft het managementteam de wens om een dashboard te ontwikkelen met een goede mix aan KPI’s. Het lijstje dat er is, is niet werkzaam in de praktijk. Maar het blijkt nog niet eenvoudig om de KPI’s te koppelen aan de strategie, en een mix te vinden tussen de KPI’s voor de afdelingen en het hele bedrijf. Het MT wil duidelijke doelen stellen en de KPI’s meetbaar maken, maar komt er niet uit. De huidige maandrapportage bestaat daardoor vooral uit de winst- en verliesrekening en een aantal afdelingsrapporten zonder samenhang tussen de operationele KPI’s.

Greyt Partner de Jager bespreekt met de financieel manager en directie de mogelijkheden om ze te helpen bij het opzetten van een passende set aan KPI’s. De kernvragen zijn: hoe kunnen we bepalen welke KPI’s relevant zijn voor de onderneming? Hoe kunnen we komen tot een dashboard waar maandelijks op gestuurd gaat worden?

Oplossing.

Voor KPI’s is er geen ‘one size fits all’ oplossing mogelijk. KPI’s bepalen is altijd maatwerk. Ieder bedrijf is anders en verkeert in een andere fase. Bij dit bedrijf is de basis al aanwezig van waaruit de KPI’s ontwikkelt kunnen worden. Om te komen tot een compleet dashboard volgen we twee stappen.

Stap 1: bepalen van een goede basislijst aan KPI’s die past bij de strategie

Als eerste stap neemt Greyt samen met directie de bestaande KPI-lijst kritisch door. Welke KPI’s horen niet thuis in het lijstje en welke kunnen we toevoegen? In de basis is het streven om KPI’s te koppelen aan de kritieke succesfactoren, ook wel KSF’s genoemd. De KSF’s vertellen waarin de organisatie moet uitblinken om zich te kunnen onderscheiden. Een KSF is daarmee een kenmerk van de organisatie of van de omgeving. Het is essentieel voor de levensvatbaarheid en voor het succes van de organisatie om doelen te realiseren. De KSF’s zijn af te leiden uit de strategie en uit het ondernemingsplan. Een KSF is bijvoorbeeld ‘de levertijd verkorten’ of ‘het klantcontact verbeteren’.

Er ontstaat een eerste conceptlijst uit van KPI’s die voldoen aan de criteria van SMART. Deze lijst vullen we aan met de afdelingsmanagers en hun plannen, en samen met de financieel manager werd deze lijst toetsen we of de KPI’s ook meetbaar zijn. Uiteindelijk is er een beperkte set aan KPI’s die relevant zijn en passen bij de strategie.

Stap 2: draagvlak verkrijgen bij het managementteam

De tweede stap bestaat uit de KPI’s de gezamenlijk doornemen, de doelen bepalen en draagvlak organiseren binnen het managementteam. Vooral het laatste is essentieel, omdat daarmee daadwerkelijk bijgestuurd kan worden wanneer er in de toekomst sprake is van een afwijking op de doelen.

Resultaat.

In een heisessie met het managementteam en de partner van Greyt bespreken we de basisprincipes van sturen met KPI’s. De KPI’s uit de conceptlijst lopen we stuk voor stuk door. Het levert een gezonde discussie op waaruit een aantal KPI’s konden worden vervangen door betere. Aan het eind van de sessie is het resultaat een stevige lijst KPI’s.

Met deze methode is een discussie die al een paar jaar liep in relatief korte tijd beslecht. We kunnen nu aan de slag om het KPI-dashboard in te voeren.

Eldert de Jager Greyt partner voor de ondernemer

Eldert de Jager

Eldert is in staat om de juiste verbinding te leggen tussen cijfers en organisatie. Hij ontwikkelde een meer dan gemiddelde voorliefde voor het beter laten renderen van ondernemingen en schreef daarover het boek ‘Het Kompas’.