Facts

• Gio Coffee BV
• FTE: 70+
• Groeifase: Scale-up fase
• Omzet: 15-25M EUR

Benieuwd naar de werkzaamheden van een Greyt Controller? Jouke Smeding vertelt over een van zijn opdrachten.

Scaling-Up methode

Gio Coffee richt zich op MKB-bedrijven vanaf 1 medewerker en zorgt voor écht goede koffie (en alles wat daarbij komt kijken) op de werkvloer. Jouke: “Het is een groothandelsbedrijf met een uiteenlopende en actieve klantbase. Het hoge aantal klanten en de combinatie van koffiemachines, koffie, extra producten en service is erg bijzonder en brengt tegelijkertijd ook een mooie Finance-uitdaging met zich mee. En die uitdaging ging ik graag aan!

Extra leuk aan deze opdracht: bij Greyt werken we vanuit de methodiek van scaling-up. En Gio Coffee werkte ook op die manier. Dat maakt dit bedrijf tot een ‘voorbeeldklant’, zij omarmen deze methodiek volledig. Daardoor zag je een continue beweging in het bedrijf. Dat was mooi om te zien en dit zorgt voor een goede match tussen Gio Coffee en Greyt.”

Invulling van de rol van Teamlead Finance

Als Greyt Controller bekleed je verschillende rollen, waarbij je op meerdere opdrachten tegelijkertijd werkt. Deze keer ging Jouke bij Gio Coffee tijdelijk als Teamlead Finance aan de slag voor 3 dagen per week.

“Mijn oorspronkelijke opdracht was om een al geïmplementeerd systeem verder te brengen en zo te zorgen voor structurele verbetering, en daarmee tijdswinst, naast de Finance Manager die de dagdagelijkse operatie voor haar rekening nam. Maar na 2 maanden hebben we de rollen gewisseld en ben ik als Finance Manager het team gaan formeren en aansturen, terwijl zij zich ging richten op een project. Zo kwamen we beide meer in onze kracht. Er waren veel wisselingen in het team en er was behoefte aan de ideale teamsamenstelling om zo de juiste dingen te gaan doen. Toen het team tijdelijk extra ondersteuning nodig had, kreeg ik van de directeur het vertrouwen dit te organiseren.

Na 9 maanden heb ik het stokje overgedragen aan de nieuwe Finance Manager. Omdat er nog behoefte was aan een Controller in een meer uitvoerende rol, ging een Greyt collega bij Gio Coffee aan de slag.”

De Finance-uitdagingen

Een recent gelanceerd ERP-systeem kende een aantal bugs. Dit had zijn weerslag op de facturering, en met een klantbase van zo’n 8000 klanten gaf dat wat uitdagingen:

1. Door de bugs was er een achterstand in facturering ontstaan. Dit had gevolgen voor de liquiditeitspositie. De nog-niet-verstuurde-facturen zijn feitelijk laaghangend fruit, zonde om niet te plukken.
2. Een aantal van de bugs zorgde voor een niet-geoptimaliseerd factureringsproces. Door de bugs te verhelpen, moest het factureringsproces weer futureproof worden.

Om de eerste uitdaging te tackelen, heb ik iemand op interimbasis ingeschakeld om ons te helpen de achterstand in facturatie in te halen. En wat erg leuk was: op initiatief van de directeur werd hier een beloning aan verbonden. Op een groot vel papier hebben we een grafiek getekend en bijgehouden, en we zagen al snel een steile lijn naar beneden. Dat inzicht werkte ontzettend motiverend en leverde een gezellig Finance-uitje op!

Voor de tweede uitdaging – het verbeteren van het facturatieproces – riep ik de hulp in van het Greyt-netwerk. Want ik had al snel in de gaten dat ik met deze omloopsnelheid en hoeveelheid klanten wel 5 debiteurenbeheerders nodig zou hebben…Er moest een efficiënter proces komen.”

“Als ervaren financials komen we vanuit Greyt bij bedrijven waar Finance vaak nog op een lager pitje staat. Met onze ervaring slaan we de brug tussen het heden en het groeipotentieel.”

De kracht van het Greyt-netwerk: nog meer kennis en ervaring op afstand

“Als ik een vraag stel op ons interne communicatieplatform, krijg ik vaak binnen 24 uur zeker 4 tot 5 goede reacties terug. In dit geval kreeg ik de tip om bepaalde software aan te schaffen, die de bulk van het factureringsproces uit handen neemt. Ik ben gaan inventariseren welke tools geschikt waren voor Gio Coffee en ik kon zo adviseren welke het beste zou passen. Daarin ben ik opgetrokken met de IT-afdeling die ook bepaalde wensen had op het gebied van klantopvolging.”

Als Greyt Controller ga je aan de slag bij meerdere klanten. Soms samen met een Greyt CFO, soms alleen. Maar je kunt altijd terugvallen op de expertise van 55+ CFO’s en Controllers, bijvoorbeeld via het Greyt online kennisplatform; daarmee heb je alle collega’s en hun kennis binnen handbereik.

Het werk als Greyt Controller: een managementrol

Als Greyt Controller is het essentieel dat je gemakkelijk met andere afdelingen kunt schakelen en mensen meeneemt in veranderingen.

“Ik werkte dus al samen met IT voor de nieuwe tool. Maar omdat het facturatieproces natuurlijk ook impact heeft op andere afdelingen (zoals marketing, customer services en sales), ben ik ook met die collega’s gaan praten. Zo werd het een gezamenlijke effort om dit kwartaaldoel te behalen!

Mijn taak was vooral om te coördineren en het team aan te sturen. Het was echt een managementrol en dat is toch wel mijn meest favoriete rol: samenwerken aan de juiste uitdagingen, mensen zien groeien en zo als organisatie versnellen.

Wat ik zelf ook interessant vond aan deze opdracht was de manier van livegang van de nieuwe tool. Ik kom oorspronkelijk uit een corporate-omgeving waarbij je eerst een paar maanden test en dan pas live gaat met een nieuwe tool. Bij een scale-up kies je een tool, ga je live en ga je al doende verbeteren. Het maakte het voor mij wat spannender om live te gaan, maar we hadden veel sneller resultaat en konden sneller bijsturen.”

“Het geeft mij energie om samen te werken aan de juiste uitdagingen, mensen te zien groeien en zo een versnelling te maken als organisatie.”

De werkzaamheden van Jouke op een rijtje:

• als Teamlead Finance verantwoordelijk voor het heropbouwen van het Finance-team;
• doorvoeren van structurele verbeteringen, zowel in processen als in systeemfunctionaliteiten;
• terugdringen van operationele achterstanden en daarmee het verhogen van de liquiditeitspositie.

Cashflow, tijdswinst & successen vieren

“Mijn samenwerking met Gio Coffee heeft ervoor gezorgd dat het bedrijf een sterkere cashflowpositie heeft gekregen en dat het factureringsproces binnen de hele organisatie veel efficiënter verloopt. En dat laatste levert tijdswinst op. Mijn advies is altijd om die tijdwinst te investeren in nieuwe verbeteringen, in plaats van in dagelijkse operationele zaken. Zo blijf je als organisatie constant in beweging.

Deze opdracht heeft voor mij weer bevestigd dat je successen écht moet vieren, klein of groot. Zoals we hier dus deden met de achterstanden in facturatie en daar een leuke wedstrijd van maken. Het zorgt voor een motiverende dynamiek.”