Microsoft Power BI, ‘the next big thing’ voor financials

Wie denkt dat Business Intelligence alleen is weggelegd voor whizzkids en corporates heeft het mis. Microsoft heeft een nieuwe game changer in het leven geroepen: Power BI. Met Power BI als krachtige Business Intelligence tool kijk je niet meer naar cijfers van het verleden maar geef je echte inzichten aan de toekomst van je organisatie. Power BI gaat de dagelijkse werkzaamheden voor jou als financial aanzienlijk veranderen, net zoals Excel dat deed in 1985.

In dit blog vertellen we jou wat Power BI precies is, hoe de tool zich verhoudt ten opzichte van Excel en vooral hoe jij met de hulp van Power BI de financial van de toekomst gaat worden.

 

Dit is Power BI: uitgelegd in 4 thema’s

Power BI is een allesomvattende Business Intelligence tool. Hoewel de mogelijkheden eindeloos zijn leggen we je de 4 belangrijkste thema’s uit, zodat je een helder beeld krijgt van wat de tool precies is, en kan.

1. Echt self-service

Power BI is een self service Business Intelligence tool. Dat betekent dat iedere gebruiker er direct (en uiteindelijk met de juiste training) zelf mee aan de slag kan. Dat komt doordat elke financial bekend is met de vertrouwde Microsoft omgeving en Excel functionaliteiten. Je hebt ook geen IT specialist of BI professional nodig om deze tool te implementeren binnen de organisatie. Je download Power BI en kan direct zelf aan de slag. Dit maakt Power BI een intuïtieve en gebruiksvriendelijke tool voor zowel financials, als management.

2. Automatisch alle data ontsluiten

Nooit meer elke maand alle data downloaden uit al je software pakketten. Met Power BI ontsluit je zowel financiële als operationele data automatisch vanuit allerlei verschillende bronnen. Dat kunnen lokale databases zijn zoals SQL-databases, maar ook cloud (online service) systemen zoals Dynamics 365 of Salesforce. Power BI heeft al koppelingen met honderden verschillende databronnen en Microsoft breidt deze lijst elke maand uit. Nadat de brondata eenmalig zijn gekoppeld verversen ze automatisch en kijk je dus telkens naar de meest recente data.

3. Van ruwe data tot krachtige visuele rapportages

Power BI verwerkt ruwe data tot logische en leesbare data. Zo kun je met berekeningen extra data toevoegen, zelf je data aanpassen, leesbaar maken en kun je relaties leggen tussen verschillende databronnen. Zodra je dataset compleet is bouw je krachtige visuele dashboards en rapportages. Je kan gelijk aan de slag met beschikbare dashboards (solution templates) of je maakt zelf dashboards met de uitgebreide bibliotheek aan te gebruiken visuals (grafieken, tabellen, diagrammen, meters etc). Presenteer de data die voor jouw organisatie van belang is en pas deze geheel naar wens aan. Bekijk bijvoorbeeld in één oogopslag de omzet van verschillende afdelingen, de marge per product of de urenregistratie van je personeel.

4. Volledig in control over de informatiestroom: automatisch delen, beheer geborgd

In de meeste organisaties wordt stuurinformatie nog steeds gedeeld per mail, in Excel, Word, PowerPoint of PDF. Op deze manier is er eigenlijk geen enkel beheer over wie welke informatie te zien krijgt. Power BI dashboards deel je met personen en met groepen binnen de organisatie. Door groepen slim in te richten (in bijvoorbeeld afdelingen of teams), en hier een set van dashboards aan te koppelen, beschikt de hele groep altijd over dezelfde (stuur-)informatie. Die dashboards bekijk je op ieder device: op desktop, smartphone of tablet. Iedereen krijgt de informatie te zien die voor hem of haar van belang is. Wil je toch presenteren op papier? Geen probleem. Met 1 druk op de knop exporteer je dashboards naar prachtige Powerpoint presentaties; klik in de Powerpoint op één van de grafieken en het juiste dashboard opent zich automatisch. Jij bent en blijft helemaal in control over de informatiestroom.

 

“Power BI maakt data inzichtelijk voor de gehele organisatie”


Kort samengevat is Power BI een revolutionaire Business Intelligence tool die data binnen de gehele organisatie inzichtelijk maakt. Je kan nu operationele data koppelen aan je financiële data om verbanden te leggen en échte inzichten te presenteren met visuele rapportages. Plus, elke financial kan er mee aan de slag dankzij de gebruiksvriendelijke interface. Dit zijn de voornaamste redenen om te starten met Power BI:

  • Power BI werkt als een verlengstuk van Excel en is de beste BI tool voor iedereen die gewend is om met Microsoft producten te werken.
  • Het is Business Intelligence mogelijk gemaakt voor het MKB.
  • Je hebt geen IT of BI kennis nodig.
  • Power BI desktop en apps zijn gratis te downloaden. Met een pro-licentie van €8,40 per maand (excl. BTW) krijg je toegang tot het delen binnen je organisatie in groepen.
  • Het is dé tool om een visueel overzicht én inzicht van je bedrijfscijfers te maken.
  • Al je data realtime inzichtelijk en deelbaar: op desktop, smartphone of tablet.


De reporting issues van elke financial, herkenbaar?

Om de kracht van Power BI duidelijk te maken kijken we eerst naar de issues en uitdagingen waar jij als financial mee te maken hebt. Zo snap je direct hoe Power BI jou gaat helpen in je werkzaamheden.

We leggen je een situatie voor:

“Het is jouw taak om elke maand de cijfers te presenteren. Je verzamelt de juiste data en vertaalt deze naar relevante, leesbare en begrijpelijke rapportages. Om dit voor elkaar te krijgen ben je iedere maand eigenlijk teveel tijd kwijt aan het creëren van de rapportages. Voor het analyseren van de inzichten in die rapporten blijft weinig tijd over. Iedere maand loop je tegen de volgende issues aan:

  • Alle benodigde data zitten in verschillende systemen (softwarepakketten, cloudsystemen etc.) en dus maak je iedere maand weer downloads uit al die verschillende pakketten en systemen.
  • Je krijgt net niet die download eruit die je nodig hebt en de software leverancier wil het rapport niet voor je bouwen.
  • Doordat die verschillende downloads er allemaal anders uitzien kost het vervolgens veel tijd om ze samen te voegen.
  • Het maken van de analyse kost veel tijd en ondanks al je efforts vind je de analyse zelf eigenlijk nog te beperkt.

Als dit nog niet genoeg druk geeft krijg je ook nog geregeld de vraag of je een iets aangepaste analyse kunt maken voor die ene directeur. Of besluit een manager dat hij een specifiek rapport wil voor zijn eigen afdeling.”

Herkenbaar? Dan zijn dit wellicht uitdagingen waar je op dit moment mee te maken hebt:

  • De hoeveelheid aan data die je moet raadplegen is enorm, maar de informatie is beperkt.
  • Je krijgt maar moeilijk toegang tot de juiste data.
  • De spreadsheets bevatten historische informatie.
  • De data waar je mee werkt is niet real-time, je inzichten raken daardoor snel verouderd.   
  • Het maken van de rapporten is een tijdrovende en foutgevoelige taak.
  • Voor het creëren van rapporten ben je afhankelijk van derden.
  • Je mist visualisaties om het plaatje compleet te maken.

Idealiter zou je alle data automatisch verwerken, data uit verschillende bronnen samenvoegen, een totaaloverzicht hebben van alle kanalen, actuele data gelijk willen raadplegen en op vrijdagochtend je rapportages in één keer kunnen opmaken en presenteren zodat je jouw laptop om 17:00 uur ook echt kan dichtklappen.

Dit is allemaal mogelijk met Microsoft Power BI.

We laten het zelfs allemaal zien tijdens ons webinar: ‘Webinar Power BI: Glashelder inzicht in al je data’ >> Download hier ons Power BI webinar

 

Excel & Power BI

Wie denkt dat Power BI de vervanger is van Excel heeft het mis. Power BI gaat juist verder waar Excel als self-service BI systeem stopt of te beperkt is. Zie Power BI daarom als het ideale verlengstuk op de bewerkingen die je nu in Excel uitvoert. We leggen je hieronder de meest opmerkelijke verschillen voor:

 


Om het visueel te maken:

excel-vs-power-bi

 

Samengevat biedt Power BI de volgende voordelen ten opzichte van Excel:

  • Efficiënt werken: voorkom fouten door handmatig werk.
  • Realtime: snel data koppelen, bewerken en analyseren.
  • Gebruiksgemak: jij bent in control over de informatiestroom.
  • Gemakkelijk delen van informatie: stimuleer samenwerking met afdelingen.
  • Tijd- en kostenbesparend!

 


De 3 game changers van Power BI voor jou als financial

Met behulp van Power BI kan jij enorme hoeveelheden data gaan omzetten naar inzichten. Dit zijn de 3 grootste game changers die jouw werkzaamheden naar betere bedrijfsprestaties gaan leiden.

 

1. Inzicht – sla een efficiencyslag in je cijfers én je organisatie

Met Power BI koppel je verschillende databronnen. Dit geeft je veel meer waarde en inzicht in je analyses, omdat je deze informatie samen kunt gebruiken. Doordat dashboards per vestiging, afdeling of medewerker aan te passen zijn, blijft het inzicht ook bij de juiste persoon. Met het samenvoegen van de financiële en operationele cijfers sla je een grote efficiencyslag.

Voorbeeld: Greyt Partner Eric Köhler is al langere tijd CFO bij een groeiende speler in de markt voor bedrijfswagens. Hij signaleert dat de huidige rapportages meer diepgang nodig hebben. De nodige data is wel beschikbaar maar staat verspreid in verschillende systemen. Daardoor kost het erg veel tijd om precies de marge per wagen te zien, de winst- en verliesrekening per vestiging te maken of de kosten per afdeling te berekenen. Laat staan over een specifiek tijdsverloop. Elke week een rapportage opleveren lukt simpelweg niet. Dat gebrek aan inzicht knelt de efficiëntie van de strategie. Met de hulp van Power BI zijn nu alle KPI’s zichtbaar in één overzichtelijk en visueel dashboard. De rapportages zijn doorklikbaar, met enkele muisklikken is direct alle informatie inzichtelijk per vestiging, afdeling, product, productgroep of specifiek tijdsverloop. Ook de relaties tussen verschillende data is visueel weergegeven. Het genereren van een rapportage kost nu letterlijk minder dan 3 minuten tijd.

 


2. Gebruiksgemak en volledig in control over de informatiestroom

Download Power BI en ga direct zelf aan de slag met alle data. Er hoeft geen IT of BI-specialist aan te pas te komen om de tool te implementeren of de data uit vele bronsystemen begrijpelijk te maken. En wie is er nu niet vertrouwd met de bekende Microsoft omgeving?

Met Power BI ben je in control over alle gegevens en de hele informatiestroom van de organisatie. Jij bepaalt wie wat te zien krijgt, per vestiging, afdeling of per persoon. Op die manier krijgt iedereen precies de informatie te zien die voor hem of haar van belang is. De kennis blijft niet meer beperkt tot jou als individu, maar is overdraagbaar en daarmee begrijpelijk. Dus ook voor je manager.

 

3. De organisatie verbinden

Power BI helpt om een brug te slaan tussen Finance en management. Doordat Power BI de performance van de organisatie echt inzichtelijk maakt in interactieve en visuele grafieken kan Finance echt waarde toevoegen aan de business. Met behulp van de overzichtelijke dashboards zijn de gegevens presenteerbaar voor iedereen binnen de organisatie, ook voor degene die nooit met Power BI werken. Of je nu even snel de banksaldo moet checken, de financiële cijfers van de afgelopen week moet raadplegen of een analyse wilt maken van de marge per product ten opzichte van vorig jaar. Wat je doel of vraag ook is, Power BI helpt om je data inzichtelijk en presenteerbaar te maken, voor iedereen binnen de organisatie. Power BI daagt jou als financial uit om met meer informatie aan de slag te gaan, en deze informatie te analyseren tot nieuwe inzichten. Je kan hierdoor de juiste kritische vragen gaan stellen bij het management. Overall creëert Power BI samenwerking tussen afdelingen door het gemakkelijker en sneller delen van de rapportages.

 

Nooit meer werken met Excel?

De stap maken naar Power BI betekent niet dat je Excel nooit meer zal gebruiken, in tegendeel. Excel zal nog altijd de tool zijn voor ad hoc analyses en snelle berekeningen. Maar Power BI zal je, in vergelijking met Excel, veel meer consistentie geven in je rapportages. Niet alleen in het maken, maar ook in het lezen, analyseren en presenteren ervan. Je ziet nu real-time de performance en dus ook precies alle afwijkingen.

Power BI is volgens ons dé BI tool die data binnen je gehele organisatie inzichtelijk maakt. Het is een self service BI systeem waar iedere financial mee kan werken. Ten opzichte van Excel werkt Power BI efficiënter, sneller, gebruiksvriendelijker, tijd- en kostenbesparend en levert het je veel meer inzicht op.

Kortom, werken met Power BI is 95% minder rapporteren en 100% meer analyseren voor elke organisatie en iedere financial.


Wil je Power BI in actie zien?

Ontvang ons volledige webinar helemaal gratis in in je inbox via onderstaande link:

Webinar Power BI: Glashelder inzicht in al je data >> Download hier ons Power BI webinar

 


 

 

 


Martijn Wassink

Martijn is oprichter van Greyt en binnen deze rol ook financieel sparringpartner voor een grote groep ondernemers. Martijn is een creatieve denker en weet welke wegen een ondernemer moet bewandelen om zaken voor elkaar te krijgen.