Gefeliciteerd, je bent lekker aan het groeien! Alleen nu komt daar het moment dat de onderneming zo sterk groeit dat wettelijke accountantscontrole verplicht wordt. Veel ondernemers hikken hier tegen aan. Wanneer is het zo ver? Is mijn organisatie hier wel klaar voor? Wat gaat me dat kosten? Allemaal vragen die een duidelijk antwoord nodig hebben.

 

Vanuit mijn ervaring als CFO maak ik deze situatie vaak mee. Met dit blog vertel ik je hoe jij je erop kan voorbereiden en wat belangrijk is om te weten.

 

Bij welke omvang wordt de wettelijke accountscontrole verplicht?

Eerst de omvang criteria er maar eens bij pakken. Wettelijke controle is verplicht zodra je tenminste 2 jaren achtereen aan twee van de drie criteria van een middelgrote onderneming voldoet. Dat wil zeggen:

 

Activa > € 6 miljoen

Omzet > € 12 miljoen

Werknemers > 50 (gemiddeld)

 

Het gaat daarbij om geconsolideerde cijfers, dus met het onderbrengen van activiteiten in een aparte BV kun je niet onder deze criteria uit komen.

 

In welk jaar zit je aan wettelijke accountantscontrole vast?

Als ondernemer kun je vrij goed aan zien komen wanneer je “aan de beurt bent”. Je maakt niet voor niets een jaarplan. En dat is belangrijk, want zoals altijd helpt het enorm als je tijdig met de voorbereidingen start.

 

Dus laten we er eens vanuit gaan dat je in 2018 goed hebt gedraaid en dat je voor het eerst aan de omvang criteria voor middelgroot gaat voldoen. Je wilt ook in 2019 verder groeien dus de verwachting is dat je in 2019 opnieuw middelgroot zult zijn. Dan weet je nu al dat je over het boekjaar 2019 met wettelijke accountantscontrole te maken krijgt, want het overgangsjaar (2018) heb je dan al verbruikt. En dan is het belangrijk om nu al met de voorbereiding te beginnen.

 

Waarom moet je zo vroeg starten met de voorbereiding op wettelijke accountantscontrole?

Voor het antwoord op die vraag is het zaak kort in te zoomen op het verschil tussen wettelijke accountantscontrole en de werkzaamheden die jouw huidige accountant verricht.

De huidige accountant checkt de posten van de balans en de winst- en verliesrekening met de specificaties uit de boekhouding, maakt aansluitingen van BTW en loonheffing en werkt alles uit in een keurig jaarrekening boekje (het samenstellen). Over dat samenstellen geeft hij een samenstellingsverklaring af. In de nieuwe situatie (wettelijke controle) is alles anders. Dat begint al bij de start van het boekjaar.

 

Wat verandert er voor jou als je met wettelijke accountantscontrole te maken krijgt?

Om een startpunt voor zijn controle te maken, zal de controlerend accountant een controle doen op de posten van de beginbalans (in ons voorbeeld: 1 januari 2019).

En heel belangrijk, hij wil zekerheid hebben dat alle transacties in het boekjaar 2019 juist, tijdig en volledig in de jaarrekening terecht zijn gekomen. Die zekerheid ontleent de accountant aan de controle van de systemen en processen; hebben die gedurende het hele controlejaar gewerkt? Je moet in ons voorbeeld dus vanaf begin 2019 je systemen en processen al op orde hebben, want de accountant kan zijn steekproeven over alle maanden van het jaar doen.

 

Nog een groot verschil: de accountant legt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de jaarrekening over 2019 volledig bij jou als ondernemer. De accountant stelt niets meer samen, maar controleert of jij (of jouw financiële rechterhand) de jaarrekening juist hebt opgesteld. Daarbij stelt de accountant zeer hoge eisen aan de kwaliteit van wat je als ondernemer ter controle oplevert. Niet alleen het jaarverslag (het boekje) moet klaar liggen, maar ook alle onderliggende specificaties en aansluitingen.

 

Heb je alleen maar last van wettelijke accountantscontrole of kun je er ook je voordeel mee doen?

Dure accountants met lastige vragen die heel veel tijd wegsnoepen bij je financiële medewerkers, zit je daar als ondernemer op te wachten? Het antwoord laat zich raden: nee, natuurlijk. Maar van de nood valt een deugd te maken. Immers als je (bijna) middelgroot bent, dan heb je als ondernemer al lang door dat er meer grip op je business nodig is. En dat je Plan-Do-Check-Act cyclus strakker op orde moet komen dan hij nu is. Met andere woorden, de tucht die de accountant je straks gaat opleggen komt als geroepen: dit is de perfecte stok achter de deur om je systemen en processen onder de loep te nemen en om de kwaliteit van je financiële functie tegen het licht te houden. Essentieel daarbij is dat je als ondernemer kristalhelder inzicht hebt in waar je staat en waar je naar op weg bent. Dat vereist tenminste een maandelijkse financiële rapportage en analyse ten opzichte van budget en voorgaand jaar alsmede een regelmatig bijgestelde financiële prognose.

 

Hoe kun je de accountant van een lastpak en een kostenpost in een helpende hand veranderen?

Jij mag het je accountant best lastig maken. Neem geen genoegen met obligate bespreek verslagjes, maar zorg dat je een messcherpe management letter met rake bevindingen krijgt. Bevindingen waar je ook echt wat mee kunt om je onderneming naar een volgend niveau te brengen. Pas dan krijg je toegevoegde waarde en levert de investering in je accountant je wat op.

 

Hoe je je accountant selecteert en met hem/haar onderhandelt over tarieven? Daarover gaat mijn volgende blog.

 

Hoe je vervolgens met die accountant moet omgaan?

Dat is een onderwerp op zich waar mijn collega Greyt partner Johan de Boer al een interessante blog over schreef, waarnaar ik je graag verwijs: “Een soepel jaarrekeningproces zonder hoofdpijn – mijn aanpak als CFO”.

 

Zo helpt Greyt jou met de voorbereiding op wettelijke accountantscontrole

 

Als netwerk van 25+ ervaren CFO’s spreken wij de taal van zowel de ondernemer, als de financiële man of vrouw en de accountant. Wij maken al jaren scans van de gehele financiële functie van groeiende organisaties. We leggen de (financiële) knelpunten van organisaties bloot en komen met een helder plan om op te lossen ‘wat er schuurt’. Wij weten precies wat jij als ondernemer nodig hebt en ook wat jouw accountant van je verlangt.

 

Greyt helpt jou in de voorbereiding op wettelijke accountscontrole door:

1) Het vinden van de juiste accountant. Een belangrijk investering voor de komende jaren.

2) Het veranderingsproces binnen jouw onderneming. Zonder dat het een slepend proces wordt, zonder onnodige strubbelingen met je accountant en zonder vervelende verrassingen.

 

Meld je daarom aan voor onze Jaarrekening Scan en wij brengen precies in kaart wat je nodig hebt voor een soepele overgang naar wettelijke accountantscontrole, en vertellen je hoe je daar komt.

 

Omdat een goede voorbereiding het halve werk is: ontdek hier onze jaarrekening scan.



Ed van Viegen Greyt CFO & Partner

Ed van Viegen

Partner Ed van Viegen is expert in de wereld van (flexibele) arbeid. Zijn passie is de (financiële) performance van ondernemingen verbeteren op een duidelijke en betrouwbare manier.