Iedere ondernemer droomt ervan zijn of haar onderneming te sturen op 5 tot 10 resultaten. Dat hij of zij dat handjevol resultaten altijd kan inzien op mobiel, tablet of laptop. En zeker weet dat ze kloppen.
Iedere ondernemer weet ook dat de werkelijkheid heel anders is. Data ligt opgesloten in systemen, in de cloud en Excel rapporten. Ze zijn slecht toegankelijk en komen laat beschikbaar. “Het zit er in, dan moeten we het er toch ook uit kunnen halen?” En het liefst niet alleen door die ene draaitabellen-ridder, “want als die onder de tram loopt dan hebben we echt een probleem”. Of deze, zegt Sales: “ja, maar die cijfers van Finance, daar klopt helemaal niets van”. Herkenbaar? Gelukkig gloort er licht aan het eind van deze tunnel.
Ik neem je daarvoor mee in een actuele klantcase.
Het betreft een ICT bedrijf. Een professionele club met goede kwaliteit medewerkers, maar worstelend met managementinformatie. De bestaande set rapportages is statisch, komt vrij laat beschikbaar en is vooral financieel van aard: omzet, marge, kosten en winst. De rapportages bieden nauwelijks zicht op de productiviteit, afhandeling van klantvragen, efficiency van software ontwikkeling etc. Terwijl er voor elk van die processen in de operatie uitstekende systemen worden gebruikt.
We starten met een nulmeting om een goed beeld te vormen van de situatie. Belangrijkste aanbeveling daaruit was de introductie van een business intelligence tool om business inzichten van het management te verbeteren. Met de klant kwam ik 2 dingen overeen: 1) we richten ons op het ontsluiten van data uit slechts één kernsysteem, namelijk het urensysteem en 2) we kiezen voor Power BI van Microsoft, vanwege de goede prijs/kwaliteit verhouding en de sterke user community.
Ontbrekende brondata omzetten naar kansen en verbetering
Dat bleken krachtige besluiten. Het project bleef overzichtelijk en beheersbaar: geen franje, veel focus en een korte doorlooptijd. Met de Power BI kennis en ervaring van Greyt maakten we een snelle start. Toen de eerste rapportages uit Power BI beschikbaar kwamen kwam de eerste kink in de kabel: de brondata in het systeem van de klant waren niet volledig! Zo ontbrak bijvoorbeeld budget informatie waardoor er per IT-project geen goed inzicht in de voortgang was. En er bleken nog wat meer zaken niet goed te gaan. Zo maakte Power BI duidelijk zichtbaar: “garbage in = garbage out”.
De directie reageerde alert. In een aantal korte sessies met het MT en de projectleiders kwamen we tot een verbeterde werkwijze rond het urensysteem. Een mooie aanscherping van de dagelijkse werkprocessen en alle neuzen weer volledig dezelfde kant op. Iedereen bleek goed gemotiveerd voor de nieuwe werkwijze. We hadden namelijk wat te bieden: inzicht. Altijd en overal weten hoe je projecten er voor staan.
De directie benutte de extra tijd die nodig was voor het aanscherpen van de processen goed. Ze stelde passende KPI’s per MT lid op. Naadloos aansluitend op de nieuwe rapportages uit Power BI. Het resultaat: 3 heldere KPI’s per MT lid, totaal 12 KPI’s voor de hele organisatie.
Het resultaat: altijd inzicht in de 12 belangrijkste KPI’s
Het project is nu afgerond en Power BI is in beheer gegeven aan de klant. Nu heeft de klant zelf de mogelijkheid om eenvoudig KPI’s en rapportages bij te stellen als de business daarom vraagt.
Deze klant is klaar voor volgende stappen. Er wachten immers nog meer systemen met waardevolle data op ontsluiting met behulp van Power BI.
Het geïmplementeerde Power BI dashboard, geanonimiseerd. © Copyright Greyt 2018.
Samenvattend, de 6 succesfactoren van deze case:
1. (Her)formuleer je KPI’s
Dwing jezelf te kiezen voor de echt relevante KPI’s waarop je jouw onderneming wilt sturen.
2. Kies voor een beheerste aanpak (one system at a time)
Je zal niet de eerste zijn die een automatiseringstraject ziet sneuvelen op een te groots en meeslepende aanpak. Pak het dus gericht aan en doe maar 1 systeem tegelijk.
3. Eerst operationele systemen, dan financieel
Omzet, marge en winst is cruciaal, maar dat heb je meestal wel in beeld. De echte waarde zit in je operationele systemen: klant response tijden, doorlooptijden, productiviteit medewerkers etc.
4. Focus op betrouwbare brondata
Voorkom garbage in = garbage out. Zorg voor heldere procedures voor je medewerkers over het voeden van het bronsysteem. Ga tot het gaatje als het gaat om het helder krijgen van (interne) definities. Wat is in jouw onderneming een prospect, een klant, een opgelost klantprobleem?
5. Betrek zoveel mogelijk stakeholders
Hoe breder en dieper in de organisatie je de mensen betrekt des te groter is het draagvlak bij implementatie. Dat kost wat meer moeite, maar daar heb je daarna o zo veel plezier van.
6. Geef alle relevante stakeholders toegang tot Power BI
Hoe meer mensen je toegang geeft tot rapportages in Power BI, des te meer deze stakeholders zich beloond voelen doordat ze extra én nieuwe inzichten krijgen. Hoe fijn is het voor een projectmanager om alle ins en outs van zijn of haar project inzichtelijk te hebben zonder hiervoor zelf ingewikkelde Excels te moeten bouwen?
Ging er dan niets mis? Natuurlijk wel. De afronding van het project vertraagde een kwartaal. Maar daardoor ontstond ook de mogelijkheid om de betrouwbaarheid te verbeteren, meer mensen te betrekken en KPI’s aan te scherpen.
Mijn eigen lesson learned? Ik ga in mijn project planning voor de klant standaard tijd inruimen om te werken aan het verbeteren van de kwaliteit van brondata. Op naar de volgende Power BI implementatie!
