Met elkaar vooruit kijken maakt perspectief heel concreet. Het geeft hoop en hoop doet leven. Er ontstaat beweging en dit geeft prachtige effecten: op de hele organisatie en op iedere medewerker! De prognose als X-factor binnen elk bedrijf!

 

Het effect van een prognose

Uit ervaring heb ik geleerd dat een prognose geld oplevert, maar vooral positieve energie. Ik merk het zelf, door een doel te stellen kom ik in beweging. Ik heb een marathon in Ethiopië gelopen voor een goed doel, waarbij de voorwaarde € 10.000 startgeld is. Met dit doel ben ik samen met 43 atleten aan de slag gegaan. Door mijn eigen acties te houden, samen te werken met de andere atleten die hetzelfde doel nastreven én mijn verhaal over het goede doel vanuit mijn hart te vertellen is het meer dan gelukt; ruim € 600.000!

Als er mensen aan hetzelfde doel gaan werken, ontstaat er saamhorigheid, eensgezindheid en vertrouwen in elkaar. Er ontstaat een team en ook synergie: 1+1 wordt 3.

Om positief op elkaar afgestemd te blijven is er leiding nodig. Er is iemand nodig die issues bespreekbaar maakt, de mensen aan de afspraken houdt en met elkaar acties neerzet. Dit vraagt structuur en duidelijkheid in afspraken. Eerst al duidelijkheid over de dagelijkse gang van zaken. Elke ondernemer loopt hier tegenaan. De keten is zo sterk als de zwakste schakel. Het vraagt van elke ondernemer het inzicht en de energie om de keten sterker te maken, er meer met elkaar uit te halen.

Het zicht op de huidige business is nodig om over de toekomst na te kunnen denken. Dat zicht is soms vertroebeld doordat er allerlei zaken spelen die trainerend zijn voor de bedrijfsvoering. Er is wel de wil om vooruit te kijken, maar in de praktijk van elke dag komt het er niet van. Het is onvoldoende duidelijk waar of waardoor de dagelijkse praktijk anders gaat dan wordt voorgespiegeld. Het zijn de zaken die je weghouden van je doel.

Het is zaak om hier keer op keer de vinger op te leggen, de oorzaak te benoemen en op te lossen. Het vraagt om taken te verdelen, concrete acties te benoemen, te blijven monitoren en keuzes te maken. Door deze discipline ontstaat er snel zicht. Als ik in rol van parttime CFO bij jou ben, help ik je hierbij en stuur ik aan op de concrete acties die leiden naar doelstellingen. Er ontstaat structuur en vanuit de business ontstaat een strategie. Door de strategie kunnen we met elkaar naar voren kijken, de cruciale punten benoemen en daarmee aan de slag gaan. Deze verwachtingen kunnen concreet gemaakt worden in een prognose. Ik kies voor een best en een worst case. Dit maakt concreet welke verwachting gerealiseerd wordt, zeker als de input vanuit de organisatie de onderbouwing geeft.

Het woord ‘strategie’ vermijd ik bij de kennismaking. Ik stel de vraag: ‘Mag ik je helpen om zicht te krijgen op je business?’ Uit de antwoorden op de vragen over de dimensies mens, product, markt en financieel, krijg ik al zicht en is de het de kunst om het zo in te zetten, zoals het past bij jou en je bedrijf.

 

Hoe wordt een prognose gemaakt?

Een prognose wordt vanuit de operatie opgebouwd en bevat allerlei elementen vanuit de strategie op de verschillende dimensies. Vanuit de sales, de operatie, de logistiek, HR. Er ontstaat een wisselwerking tussen de verschillende disciplines. Dit komt tot uiting in kengetallen, zoals aantal orders, aantal klachten, doorlooptijd. De analyse van de verschillende dimensies geeft zicht waar het om draait, het bepaalt de strategie en ook de prognose. Dit geeft een verdieping van het inzicht.

Ik heb een klant die wereldwijd installaties bouwt voor het onderhoud van vliegtuigen. Het is een heel proces om het ontwerp in praktijk snel en goed neer te zetten op een locatie in Zuid-Amerika. Daar geldt letterlijk dat een goede voorbereiding het halve werk is. In het verleden was de supply chain niet op orde, het gevolg was ook dat er materiaal werd vergeten en de hele installatie stil lag. Dit gebeurde regelmatig, maar er werd bovendien heel ad hoc gewerkt. Zo liep de doorlooptijd op naar 13 weken om 1 dock te bouwen.

Door met elkaar een plan te maken, halffabricaten in Nederland te bouwen, cruciale onderdelen in Nederland te testen, de taken te verdelen, te anticiperen op de situatie, zijn we in staat geweest om het dock in 6 weken te installeren. Meer dan een halvering van de doorlooptijd! Een verlaging van de kosten met € 140.000, als je weet dat elke dag € 4.000 kost, 20% van de totale kosten. Dit heeft een heel ander zicht op de offertes gegeven, op de kosten en dus de prognose.

Dit voorbeeld onderstreept de noodzaak van strategie. We hebben het proces afgepeld en benoemd dat we een andere aanpak hebben in de operatie en de logistiek om tot ons doel te komen. Het doel is om conform de planning een installatie neer te zetten, zoals de klant heeft gevraagd. Dit is een proces van verbetering, stap voor stap. De lagere offerte heeft een positief effect op de conversie van offertes naar orders. De voeding voor een prognose.

 

De prognose resulteert in een toekomstgerichte cultuur en saamhorigheid

Nu bepaalt de prognose de mate van het succes! De prognose is concreet en is de basis geworden voor kwalitatieve dienstverlening. De prognose wordt gebruikt om de werkelijkheid te toetsen. De afwijkingen geven input voor acties en aanpassingen. Er ontstaat een nieuwe werkelijkheid, die beter is. Er ontstaat een cultuur om met de toekomst bezig te zijn en ideeën te genereren. Los van het feit dat dit rendeert, raakt mij het meest dat mensen weer plezier hebben in hun werk. Het is prachtig om te zien dat mensen zich ontplooien en zich met hart en ziel op hun werk storten. Dit kost geen energie, het geeft het! Dat is het belangrijkste rendement van elk bedrijf!

“Het mooie hiervan is dat het ook keihard pegels oplevert! De prognose is een waarde die voortdurend verzilverd kan worden, als de verwachting wordt getoetst met de realiteit en op die basis weer wordt bijgesteld. We gaan met elkaar vooruit, we zijn in beweging. We zijn succesvol!”

Het is zo bijzonder waardevol om deze rol te mogen vervullen bij verschillende bedrijven. De verandering is zichtbaar en levert direct op: meer waarde, maar vooral positieve energie!


Meer lezen over Rolf zijn ervaringen met de X-factor van je bedrijf? Bekijk zijn blogs op zijn persoonlijke pagina.



Rolf Schudde

Als sparringpartner en procesbewaker weet Rolf altijd de vinger op de zere plek te leggen, en deze samen met de mensen binnen de organisatie te verbeteren. Hij geeft finance een gezicht en brengt het in lijn met de rest van de organisatie.