De producent in voedingsmiddelen heeft een nieuw ERP pakket aangeschaft. Maar in plaats van slim gebruik te maken van de extra functionaliteiten die het pakket biedt, wordt de oude werkwijze voorgezet met het nieuwe pakket. Zo wordt er niet gekeken hoe processen anders (efficiënter) ingericht kunnen worden. Gebruikers zijn ontevreden, omdat ze denken dat het nieuwe pakket veel bewerkelijker is dan het oude. En doordat ze geen weet hebben van alle mogelijkheden, wordt de weerstand alleen maar groter.

Greyt Partner Leander Ruis brengt eerst aan aantal voor de gebruikers in het oog springende knelpunten in kaart:

• De bepaling van verkoopprijzen voor klanten gebeurt nog steeds handmatig buiten systeem terwijl er een volledige functionaliteit aanwezig is om dit geautomatiseerd te doen;
• Kostprijsbepaling volgens recept en standaard kostprijzen kan volledig met behulp van nieuwe systeem, maar wordt nog volgens de oude methode gedaan
• Voor- en nacalculatie van productieruns kunnen wekelijks worden bepaald en de productieresultaten kunnen met de verantwoordelijke afdelingen worden besproken.

De processen worden ingericht in het systeem. De gebruikers krijgen waar nodig aanvullende training en instructie zodat ze het proces beheersen en begrijpen wat is veranderd ten opzichte van de oude werkwijze. Daarnaast worden in een beknopte procedure- en taakbeschrijving de verantwoordelijkheden benoemd van de betrokken afdelingen: verkoop, financiën, inkoop en productie.